Organizacja konferencji to przedsięwzięcie na dużą skalę i ogromne wyzwanie. W trakcie przygotowań pojawia się szereg rozmaitych aspektów, które należy wziąć pod uwagę. Z pewnością zadanie to wymaga sporego talentu organizatorskiego i kierowniczego. Przedstawiamy kilka wskazówek, jak zorganizować udaną konferencję.

Zastanów się nad profilem eventu i stwórz listę gości
Zanim rozpoczniemy planowanie, warto stworzyć ogólny zarys i koncepcję eventu. Wydaje się to oczywiste, ale określenie celu i grupy uczestników to podstawa. Kolejne pytanie, na które należy odpowiedzieć dotyczy terminu i miejsca organizacji danego wydarzenia. Potem przychodzi czas na doprecyzowanie tematu. Dzięki temu będziemy mogli zawęzić grupę uczestników np. do specjalistów z danej dziedziny. Stworzenie ostatecznej listy uczestników z pewnością nie jest łatwe, ale konieczne, by móc zarezerwować odpowiednią salę konferencyjną.

Określ budżet i harmonogram wydarzenia
W ogólnym scenariuszu wydarzeń trzeba ustalić czas trwania konferencji łącznie z podziałem na poszczególne wykłady, prelekcje, prezentacje. Dosyć istnym jego elementem jest dobre zaplanowanie przerw. Oczywiście, im bardziej złożone dane wydarzenie, tym bardziej szczegółowy będzie ten scenariusz. Nieskomplikowane, jednodniowe eventy wymagają jedynie ogólnego planu, jednak bardziej złożone konferencje trzeba dosyć szczegółowo rozplanować. Znając harmonogram wydarzenia, możemy przejść do stworzenia kosztorysu. Z reguły na organizację konferencji posiadamy określony budżet. To od jego wysokości zależeć będzie obiekt wynajmowany na konferencję czy możliwość zorganizowania noclegów dla gości. Budżet może z czasem ulec pewnym zmianom. Ważne jednak, aby mieć stale nad nim kontrolę.

Wybór lokalizacji oraz podwykonawców
Wybór miejsca konferencji jest kluczową kwestią. Po pierwsze to od niego zależy łatwy lub trudniejszy dojazd. Po drugie zaś dany obiekt powinien być dopasowany do charakteru eventu oraz jego tematyki.  Dla przykładu, konferencję na temat nowoczesnych metod wykorzystywanych w chirurgii warto zorganizować w auli uniwersytetu medycznego. Ogromne znaczenie mają takie kwestie, jak wielkość sali, jakość sprzętu audiowizualnego czy obsługa techniczna wydarzenia. Tutaj z pomocą przychodzi nam wiele firm i agencji, które mogą okazać się bardzo pomocne w organizacji wszelkiego rodzaju imprez. 

Zaproszenie gości
W dobie poczty elektronicznej większość organizatorów konferencji zapraszając poszczególnych gości wydarzenia korzysta właśnie z tego narzędzia. To zdecydowanie ułatwia kontakt z uczestnikami konferencji. W przypadku niektórych eventów prowadzona jest rejestracja. Bardzo ważne jest, aby w trakcie dostarczania zaproszeń, bez względu na sposób dostarczania za każdym razem poprosić, by uczestnik potwierdził swoje przybycie.